Programme Implementation Process
Od 2007, prekogranična saradnja između zemalja kandidata Zapadnog Balkana, po prvi put zauzima mesto u okviru novog finansijskog instrumenta Evropske komisije, IPA-e.
Nacrti za osam prekograničnih programa za interne granice Zapadnog Balkana su izradjeni i predani EK na odobrenje u maju 2007. i odobreni u decembru iste godine. Pripremni proces je podržan od strane CBIB tima.
Nakon odobrenja prekograničnih programa od strane Evropske Komisije, finansijski sporazumi između EK i zemalja korisnica su potpisani 2008.
Paralelno je pokrenut proces uspostavljanja zajedničkih upravljačkih struktura – zajedničkih komiteta za praćenje (ZKP) i zajedničkih tehnički sekreterijata (ZTS). Ove strukture su neophodne za efikasno i efektivno upravljanje programima, njihovu realizaciju i praćenje.
Finansiranje
Od 2007., programi i projekti prekogranične saradnje se realizuju iz IPA fondova za prekograničnu saradnju u skladu sa Uredbom za implementaciju IPA-e.
Programski dokumenti – okvir za projektnu implementaciju
Prekogranični program je višegodišnji (2007-2013) osnovni dokument koji upravlja implementacijom prekograničnih programa pod IPA-om. Svaki prekogranični program ima svoj sopstveni strateški okvir sa relevantnim dokumentima (Evropsko parnerstvo, Višegodišnji indikativni finansijski dokument (MIFF), Višegodišnji indikativni planski dokument (MIPD) i drugi relevantni nacionalni i regionalni strategijski dokumenti), analizama koje će biti sprovedene i zainteresovanim stranama koje će biti konsultovane u procesu na različitim nivoima.
Godišnji izveštaji o implementaciji se pripremaju za svaki program i podnose se EK svake godine. Takođe, revizija osam prekograničnih programa će se sprovoditi 2009.
Javni pozivi
Kada se potpišu Finansijski sporazumi i uspostave zajednički tehnički sekretarijati, sustiču se svi preduslovi za ulazak u fazu pripreme, objavljivanja i realizacije javnih poziva. Javni pozivi su otvoreni i javni pozivi od strane Ugovarača za podnošenje projektnih predloga u kontekstu specifičnih programa – IPA CBC programi među zemljama ZB u ovom slučaju- i pod odabranim prioritetima i merama za takav program.
Objavljivanje prvog Javnog poziva pod 8 IPA programa prekogranične saradnje između zemalja Zapadnog Balkana počelo je u leto 2009. Javni pozivi su objavljani u nacionalnim novinama, na web stranici programa (ako postoji) ili internet stranama operativnih struktura dve zemlje koje učestvuju u programima kao i na web-stranici Europ Aid-a. Kompletan aplikacioni paket i smernice za aplikante – osnovni dokument koji upravlja odredjenim Javnim pozivom – su takođe objavljeni na ovim web-stranicama.
Jednom kada se poziv raspiše, informaciona kampanja, koja se sastoji od serije informativnih sesija u programskim oblastima zemalja učesnica, počinje. Za prvi javni poziv, 51 informativna sesija je organizovana obuhvativši oko 3000 potencijalnih aplikanata na Zapadnom Balkanu.
Informativni seminari su prilika za potencijalne aplikante da dobiju neophodne informacije o sadržaju javnog poziva, smernica za aplikante i da postavljaju pitanja. Zajednički tehnički sekretarijati i njihove antene su odgovorne za organizaciju informativnih kampanja i odgovaranje na pitanja potencijalnih aplikanata. Odgovori na pitanja se zatim službeno proveravaju i odobravaju od strane Ugovarača i bivaju objavljeni naknadno od strane zajedničkih tehničkih sekreterijata u datom roku. Pitanja i odgovori bi trebalo da budu na raspolaganju na web-stranicama programa i DEU. Takođe možete provjeriti FAQ sekciju na našoj web stranici.
Priprema projekata
Principi upravljanja projektnim ciklusom i pristup logičkog okvira su neophodni za uspešnu pripremu projekata. To je metodologija za planiranje, upravljanje i evaluaciju programa i operacija koje uključuju analizu zainteresovanih strana, analizu problema, analizu ciljeva, analizu strategija, pripremu logičke matrice i aktivnosti i rasporeda resursa. .
Evaluacija projekata
Nakon što se javni pozivi zatvore i podnesu aplikacije ZTS, i zajednički evaluacioni komitet, izabran od strane ZKP, izvrši evaluaciju projekata na osnovu kriterijuma određenih u aplikacionom paketu, ustanovljava se lista odabranih projekata po pravilima iz PRAG-a. Na osnovu toga, ZKP će zatim donijeti finalnu odluku o projektima koji će biti preporučeni za finansiranje Ugovaraču (Delegacijama Evropske Unije).
Nakon potpisivanja ugovora o grantovima (između Delegacije EU i korisnika) započinje realizacija izabranih projekata.
Realizacija i praćenje projekata
Vodeći partneri šalju narativne, finansijske i finalne izveštaje svojim Ugovoračima u skladu sa standardnim uslovima njihovih ugovora o korišćenju bespovratnih sredstava.
Dodatno, funkcionalni vodeći partner projekta predaje izveštaje o napretku u realizaciji ZTS, dajući pregled projektnih aktivnosti i postignuća na obe strane granice i njihovu koordinaciju prema indikatorima definisanim u zajedničkom projektnom predlogu.
Evaluacija i monitoring prekograničnih programa
Monitoring programa
Na osnovu sakupljenih izveštaja o napretku projekata, ZTS pravi nacrt zajedničkog izveštaja o implementaciji i predaje ih na pregled ZKM.
Operativne strukture zemalja korisnica će poslati Komisiji i nacionalnim IPA koordinatorima godišnji izveštaj i finalni izvještaj o implementaciji prekograničnih programa nakon pregleda od strane ZKM:
Godišnji izveštaj se podnosi do 30.06. svake godine i po prvi put u u drugoj godini nakon usvajanja prekograničnih programa.
Finalni izveštaj će biti predat najkasnije šest meseci nakon zatvaranja prekograničnog programa.
Evaluacija programa
Evaluacija će imati za cilj da unapredi kvalitet, efektivnost i konzistentnost pomoći iz fondova Zajednice i strategije implementacije prekograničnih programa uzimajući u obzir cilj održivog razvoja i relevantne legislative Zajednice koja se tiče uticaju na okolinu.
Evaluacije će biti sprovedene od strane eksperata ili tela, internih i eksternih. Rezultati će biti objavljeni u skladu sa primenjenim pravilima o pristupu dokumentima. Evaluacije će biti finansirane iz budžeta tehničke pomoći programa.
Monitoring postignutih rezultata je ključan za proces implementacije programa.
The implementation of the cross-border programme will operate through an Operating Structure (OS) (Art 139 IPA Implementing Regulation) that will be appointed in each country.
In the countries with centralized management the European Commission will be the Contracting Authority (CA).